Conserver ses documents administratifs, comptables ou juridiques dans un box de stockage est une excellente solution pour libérer de l’espace tout en garantissant leur sécurité.
Mais un archivage sécurisé ne s’improvise pas : certaines mauvaises pratiques peuvent compromettre la conservation de vos archives à long terme.
Voici les 5 erreurs les plus fréquentes à éviter lors du stockage de vos documents en Loire-Atlantique, et les bonnes pratiques à adopter avec LocMyBox.
1. Ne pas trier ses documents avant le stockage
C’est l’erreur la plus classique : tout entasser sans distinction.
Avant de transférer vos dossiers dans un box, il est essentiel de trier et classer vos documents.
Rangez-les par nature (comptabilité, juridique, RH, clients, fournisseurs) et par année, puis éliminez les doublons ou documents périmés.
Un tri rigoureux vous permettra :
- de gagner de la place dans votre box,
- de retrouver facilement un dossier en cas de besoin,
- et de conserver uniquement les documents à valeur légale ou utile.
Astuce LocMyBox : utilisez des boîtes d’archives étiquetées avec les années et le type de documents. Vous gagnerez du temps et de l’espace.
2. Stocker les documents sans protection adaptée
Une autre erreur fréquente consiste à stocker les papiers directement dans des cartons ordinaires, fragiles ou mal fermés.
L’humidité, la poussière ou les manipulations répétées peuvent altérer les documents.
Pour un archivage sécurisé, privilégiez :
- des boîtes d’archives rigides et fermées,
- des contenants plastifiés pour les dossiers les plus sensibles,
- des étagères métalliques pour éviter tout contact direct avec le sol.
Chez LocMyBox, les box sont secs, ventilés et entretenus, mais il reste important de protéger physiquement vos archives pour une conservation optimale.
3. Oublier la traçabilité et l’organisation interne
Stocker ses archives, c’est bien. Pouvoir les retrouver rapidement, c’est mieux.
Ne pas prévoir de système de classement est une erreur qui rend la recherche d’un document difficile, voire impossible, au moment où vous en avez besoin.
Avant de déposer vos cartons :
- établissez un inventaire précis (liste ou tableau numérique),
- numérotez vos boîtes d’archives,
- notez la localisation de chaque catégorie dans le box (ex. : “étagère A – dossiers comptables 2020”).
Astuce LocMyBox : tenez à jour un fichier partagé (Excel, Google Sheet…) pour savoir exactement ce qui se trouve dans chaque carton.
4. Mal évaluer la taille de box nécessaire
Beaucoup d’entreprises sous-estiment le volume de leurs archives et choisissent un box trop petit.
Résultat : les cartons s’entassent, les accès deviennent difficiles et le risque d’endommager les documents augmente.
Chez LocMyBox, à Orée-d’Anjou, nous accompagnons chaque client dans le choix du bon volume selon la quantité d’archives à stocker.
Quelques repères utiles :
- 1 m² = environ 50 boîtes d’archives,
- 3 m² = archives complètes d’une petite entreprise,
- 5 m² et plus = stockage longue durée pour PME ou cabinet libéral.
Un espace adapté, bien organisé et aéré est la clé d’un stockage de documents durable et sécurisé.
Voir aussi : Nos Box & Tarifs
5. Négliger la sécurité et la confidentialité
Enfin, l’erreur la plus risquée consiste à confier ses archives à un lieu non sécurisé ou à un prestataire sans garantie de confidentialité.
Les documents stockés contiennent souvent des informations sensibles (contrats, données clients, bulletins de salaire, factures).
Une mauvaise gestion peut entraîner des pertes, des vols ou des violations de données.
Chez LocMyBox, la sécurité des archives est une priorité :
- site sous vidéo-surveillance 24h/24,
- contrôle d’accès individuel par code personnel,
- box privatifs et verrouillés,
- environnement sec et protégé contre l’humidité.
Chaque client reste seul détenteur de son accès : vos documents sont à l’abri des regards et conservés dans les meilleures conditions.
En résumé
Un archivage réussi repose sur trois piliers : organisation, protection et sécurité.
En évitant ces cinq erreurs, vous garantissez la bonne conservation de vos documents tout en optimisant votre espace de travail.
Grâce à ses box sécurisés et à son accompagnement local, LocMyBox vous aide à archiver sereinement vos documents en Loire-Atlantique et dans le Maine-et-Loire.
Vous cherchez un espace d’archivage sécurisé pour vos documents ?
Contactez LocMyBox à Orée-d’Anjou pour une solution de stockage sur mesure, adaptée à vos besoins professionnels.
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