Chaque entreprise, artisan, association ou profession libérale gère au quotidien une grande quantité de documents administratifs et comptables. Si certains peuvent être détruits après quelques années, d’autres doivent absolument être conservés et archivés pour des raisons légales, fiscales ou juridiques.
Pour vous aider à y voir clair, LocMyBox vous propose une check-list pratique des documents à ne jamais jeter et des bonnes pratiques pour un archivage obligatoire réussi grâce au self-stockage d’entreprise.
Pourquoi conserver ses documents ?
La conservation des documents est une obligation légale pour toutes les entreprises, qu’il s’agisse d’une micro-entreprise, d’une TPE, d’une PME ou d’un cabinet professionnel.
Ces obligations permettent :
- de prouver la réalité d’une opération comptable ou fiscale,
- de répondre à un contrôle de l’administration (URSSAF, impôts, inspection du travail),
- et de protéger les droits de l’entreprise, de ses salariés et de ses clients.
Ne pas respecter ces délais de conservation peut entraîner des sanctions financières ou la perte de preuves importantes en cas de litige.
Les durées légales de conservation à connaître
La durée de conservation dépend du type de document. Voici un résumé clair des principaux délais à respecter.
Documents comptables
- Livres comptables, bilans, journaux, comptes annuels : 10 ans
- Factures clients et fournisseurs : 10 ans
- Pièces justificatives (reçus, notes de frais, relevés bancaires) : 10 ans
Documents fiscaux
- Déclarations d’impôts, TVA, IS, CFE, CVAE : 6 ans minimum
- Correspondances avec l’administration fiscale : 6 ans
Documents commerciaux et juridiques
- Contrats clients et fournisseurs : 5 ans après la fin du contrat
- Conditions générales de vente et devis signés : 5 ans
- Documents liés aux sociétés (statuts, assemblées, registres légaux) : à conserver sans limite de durée
Documents relatifs au personnel
- Registre unique du personnel : 5 ans après le départ du salarié
- Bulletins de salaire : 5 ans minimum (idéalement à vie pour l’employeur)
- Contrats de travail, avenants, sanctions disciplinaires : 5 ans
- Documents relatifs à la formation professionnelle : 6 ans
Documents liés aux biens immobiliers
- Baux commerciaux : 5 ans après la fin du bail
- Dossiers de travaux, factures de rénovation : 10 ans (garantie décennale)
- Plans, permis de construire et diagnostics techniques : à conserver sans limite de durée
Documents d’assurance
- Contrats et avenants : 2 ans après la fin du contrat
- Déclarations de sinistre et correspondances : 10 ans (garantie décennale comprise)
Les documents à ne jamais jeter
Certains documents doivent être conservés sans limite de durée, car ils constituent des preuves essentielles de la vie juridique de l’entreprise :
- statuts, procès-verbaux d’assemblées générales, registres légaux,
- titres de propriété et actes notariés,
- documents liés aux brevets, marques et droits d’auteur,
- plans techniques et dossiers de construction,
- documents sociaux et administratifs fondateurs de l’activité.
Même après numérisation, il est fortement conseillé de conserver l’original papier, notamment pour les documents signés ou à valeur probante.
Comment bien archiver ses documents ?
Un bon archivage repose sur trois piliers : classement, sécurité et accessibilité.
1. Organiser le classement
Triez vos documents par catégorie (comptabilité, RH, juridique, fiscal) et par année.
Utilisez des boîtes d’archives étiquetées et tenez à jour un inventaire numérique pour savoir précisément où se trouve chaque dossier.
2. Assurer la sécurité des archives
Conservez vos documents dans un environnement sec, ventilé et sécurisé. Évitez les zones humides, les caves ou greniers non isolés.
Les box LocMyBox à Orée-d’Anjou offrent un cadre idéal :
- site sous vidéo-surveillance 24h/24,
- contrôle d’accès individuel,
- box sécurisés et privatifs,
- bâtiments propres et entretenus.
3. Faciliter l’accès et la durée de conservation
Grâce au self-stockage d’entreprise, vous accédez librement à vos archives selon vos besoins.
Cette flexibilité est essentielle pour retrouver rapidement un document lors d’un contrôle ou d’un audit, tout en optimisant l’espace dans vos bureaux.
Pourquoi choisir LocMyBox pour votre archivage obligatoire ?
Implanté à Orée-d’Anjou, entre les Mauges, Ancenis et la Loire-Atlantique, LocMyBox accompagne les entreprises, associations et professions libérales dans la conservation sécurisée de leurs documents.
Nos box privatifs sont disponibles en plusieurs tailles et accessibles 7j/7, pour une solution de self-stockage professionnelle et locale.
En résumé
Archiver ses documents, c’est protéger son entreprise. Avec LocMyBox, vous bénéficiez d’un espace d’archivage sécurisé, conforme aux obligations légales et adapté à vos besoins de stockage.
Ne laissez plus vos dossiers s’entasser dans vos locaux : confiez-les à un partenaire de confiance dans le Maine-et-Loire et la Loire-Atlantique.
Vous cherchez une solution d’archivage professionnel ?
Contactez LocMyBox à Orée-d’Anjou pour découvrir nos espaces de self-stockage entreprise et obtenir un devis personnalisé.
Besoin d’un lieu pour archiver vos document ?
Ne laissez pas vos affaires encombrer votre maison ou votre bureau.
Avec LOCMYBOX, profitez d’une solution de stockage sécurisée, flexible et simple à réserver.
