En France, toute entreprise – quelle que soit sa taille ou sa forme juridique (micro-entreprise, SARL, SAS, SA, association, etc.) – a l’obligation de conserver les documents émis ou reçus dans le cadre de son activité professionnelle pendant une durée minimale légale. Ces délais de conservation sont fixés par différents textes : Code de commerce, Code civil, Code du travail, Code général des impôts ou encore Code de la sécurité sociale.
Respecter ces durées n’est pas une simple formalité administrative. Il s’agit d’un enjeu stratégique : en cas de contrôle fiscal, de litige commercial ou de contentieux prud’homal, l’entreprise doit être capable de produire les pièces justificatives nécessaires. Une mauvaise gestion des archives peut entraîner des sanctions financières, un redressement fiscal ou une fragilisation juridique.
Pourquoi la conservation des documents est-elle essentielle ?
La conservation des documents d’entreprise répond à plusieurs objectifs :
– Se conformer aux obligations légales imposées par la réglementation française
– Être en mesure de justifier ses déclarations en cas de contrôle fiscal
– Se défendre en cas de litige avec un client, un fournisseur ou un salarié
– Assurer la traçabilité des décisions stratégiques et financières
– Préserver l’historique de l’activité de l’entreprise
La durée de conservation varie selon la nature du document. Certaines pièces doivent être conservées 3 ans, d’autres 5 ans, 6 ans ou 10 ans. Il est donc indispensable d’avoir une vision claire des obligations applicables.
Tableau récapitulatif des principales durées légales de conservation
| Type de document | Durée minimale de conservation | Base légale |
| Livres et documents comptables | 10 ans | Code de commerce |
| Factures clients et fournisseurs | 10 ans | Code de commerce |
| Documents fiscaux (TVA, IS, CFE) | 6 ans | Livre des procédures fiscales |
| Contrats commerciaux | 5 ans | Code civil |
| Documents bancaires | 5 ans | Code monétaire et financier |
| Bulletins de paie | 5 ans (employeur) | Code du travail |
| Registre unique du personnel | 5 ans après départ | Code du travail |
| Déclarations sociales | 3 ans | Code de la sécurité sociale |
| Statuts et documents juridiques | 5 ans après radiation | Code de commerce |
Détail des obligations par catégorie
1. Documents comptables (10 ans)
Toute entreprise doit conserver ses livres comptables, journaux, grand livre, inventaires, ainsi que l’ensemble des pièces justificatives (factures, bons de commande, bons de livraison) pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice.
Cette obligation concerne toutes les structures, y compris les micro-entrepreneurs.
2. Documents fiscaux (6 ans)
L’administration fiscale dispose d’un droit de contrôle et de reprise pendant 6 ans dans la plupart des cas. L’entreprise doit donc conserver déclarations de TVA, impôt sur les sociétés, justificatifs de charges et crédits d’impôt.
3. Documents sociaux et RH
Les contrats de travail, avenants, registres du personnel et déclarations sociales doivent être conservés pendant plusieurs années. Les bulletins de paie doivent être conservés 5 ans par l’employeur, mais il est recommandé au salarié de les garder à vie.
4. Documents commerciaux
Les contrats conclus avec des clients ou fournisseurs sont soumis à une prescription civile de 5 ans. Ils doivent être archivés avec soin afin de pouvoir être produits en cas de différend.
Quels sont les risques en cas de non-conservation ?
Le non-respect des obligations de conservation peut entraîner :
– Des sanctions financières
– Un redressement fiscal
– Une amende administrative
– Une perte de capacité à se défendre en justice
En cas de contrôle, l’absence de pièces justificatives peut être interprétée comme un manquement grave.
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Organisation et bonnes pratiques d’archivage
Pour sécuriser son entreprise, il est recommandé de :
– Classer les documents par année et par catégorie
– Mettre en place un calendrier de destruction sécurisé
– Numériser les documents lorsque cela est possible
– Protéger les données sensibles conformément au RGPD
– Externaliser le stockage lorsque l’espace manque
Une politique d’archivage claire permet de gagner du temps et de réduire les risques.
Stockage des archives d’entreprise : une solution stratégique
Le volume d’archives papier peut rapidement devenir encombrant pour une entreprise. Les bureaux ne sont pas toujours adaptés au stockage longue durée : manque d’espace, humidité, sécurité limitée.
Le recours à une solution de self-stockage constitue une alternative efficace. Louer un box sécurisé permet de conserver les archives dans un espace dédié, fermé, protégé par vidéosurveillance et contrôle d’accès.
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FAQ – Questions fréquentes
Combien de temps conserver les factures ?
Les factures doivent être conservées 10 ans.
Peut-on conserver les documents sous format numérique ?
Oui, à condition que leur authenticité et leur intégrité soient garanties.
Faut-il conserver les documents même après cessation d’activité ?
Oui, les délais continuent à courir après la fermeture de l’entreprise.
Conclusion
La conservation des documents en entreprise est une obligation légale majeure. Une gestion rigoureuse des archives permet de prévenir les risques juridiques et fiscaux. Externaliser le stockage dans un centre sécurisé peut constituer une solution pratique et économique pour optimiser l’espace tout en restant conforme à la réglementation.
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