L’archivage des documents est une question essentielle pour toutes les entreprises, administrations et associations. Entre la conservation des originaux papier et la transition vers le tout numérique, il est parfois difficile de s’y retrouver.
Quelles sont les différences entre l’archivage papier et numérique ? Quelles sont les obligations légales à respecter ? Et surtout, quelle solution adopter pour une gestion optimale de ses archives en Loire-Atlantique ?
Comprendre les deux types d’archivage
L’archivage papier
Historiquement, toutes les entreprises ont commencé par l’archivage papier. Ce mode de conservation reste encore très répandu, notamment pour les documents nécessitant une signature originale ou pour ceux dont la valeur juridique repose sur leur support physique.
L’archivage papier concerne :
- les contrats signés, devis, factures, bons de commande,
- les dossiers administratifs et comptables,
- les registres, procès-verbaux, actes légaux,
- les dossiers clients ou patients selon les professions.
Ces documents doivent être conservés dans un lieu sûr, sec, ventilé et protégé du feu ou de l’humidité, tout en restant accessibles en cas de contrôle ou d’audit.
L’archivage numérique
L’archivage numérique, ou dématérialisation, consiste à stocker les documents sous format électronique. Cette méthode se développe fortement, notamment avec la généralisation des outils numériques et des solutions cloud.
Elle présente plusieurs avantages :
- gain de place,
- accès rapide et à distance,
- facilité de partage et de sauvegarde,
- réduction des coûts de papier et d’impression.
Cependant, pour être reconnu juridiquement, un document numérique doit être authentique, intègre et pérenne. Cela implique d’utiliser des solutions d’archivage électronique certifiées (SAE), avec horodatage et sécurisation des accès.
Quelles obligations légales pour les entreprises ?
La loi encadre strictement la durée de conservation des documents, qu’ils soient papier ou numériques.
Voici quelques exemples de durées à respecter :
- Documents comptables : 10 ans
- Documents fiscaux : 6 ans minimum
- Bulletins de salaire : 5 ans
- Contrats commerciaux : 5 ans après la fin d’exécution
- Registres et statuts d’entreprise : à conserver sans limite de durée
Les entreprises peuvent choisir entre l’archivage papier ou numérique, mais doivent garantir la lisibilité et la disponibilité des documents pendant toute la période légale.
Autrement dit, un document scanné peut remplacer l’original papier à condition que le processus de numérisation soit conforme à la norme NF Z42-026 (garantissant la valeur probante du document).
Comment concilier les deux modes d’archivage ?
Aujourd’hui, la majorité des entreprises adoptent une approche hybride, combinant archivage papier et numérique.
- Les documents récents ou internes sont conservés en version numérique,
- Les documents originaux ou sensibles sont stockés en format papier dans un lieu sécurisé.
Cette complémentarité permet de profiter de la souplesse du numérique tout en assurant la conservation physique des documents à valeur légale ou historique.
Une solution d’archivage professionnelle en Loire-Atlantique
Pour les entreprises, associations et collectivités de Loire-Atlantique et du Maine-et-Loire, LocMyBox propose une solution d’archivage sécurisée adaptée à toutes les situations.
Les box de stockage LocMyBox, situés à Orée-d’Anjou, permettent de :
- stocker en toute sécurité vos archives papier (dossiers clients, documents comptables, contrats, plans, registres),
- libérer de la place dans vos bureaux,
- accéder facilement à vos documents selon vos besoins,
- protéger vos archives des risques d’incendie, d’humidité ou de vol.
Nos espaces sont sous vidéosurveillance 24h/24, avec accès individuel sécurisé. Chaque box est privatif, propre et ventilé, garantissant la conservation optimale des documents physiques sur le long terme.
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Externaliser ses archives, c’est :
- Gagner de l’espace dans les locaux professionnels,
- Renforcer la sécurité des documents importants,
- Améliorer l’organisation administrative,
- Réduire les coûts liés à la location de surface de bureaux,
- Et surtout, garantir la conformité légale des obligations d’archivage.
LocMyBox accompagne les entreprises de Loire-Atlantique et du Maine-et-Loire dans la mise en place d’une solution d’archivage locale et sur mesure, adaptée à leurs contraintes et à leur secteur d’activité.
En résumé
L’archivage papier et l’archivage numérique répondent à des besoins différents mais complémentaires.
Si le numérique offre souplesse et gain de place, le papier reste incontournable pour les documents à valeur probante ou historique.
Pour conserver ces archives physiques dans de bonnes conditions, LocMyBox met à disposition des boxes de stockage professionnels à Orée-d’Anjou, sécurisés, accessibles et adaptés à toutes les entreprises de Loire-Atlantique.
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